Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken

Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken
De verslagen van beoordelingsgesprekken moeten correct opgeborgen worden. Het is verstandig om alle gespreksverslagen van een medewerker op één plaats te hebben, zodat alle gegevens snel teruggevonden kunnen worden. Verslagen van functioneringsgesprekken worden niet in het personeelsdossier opgenomen maar in een aparte ordner in één cyclus bewaard door de direct leidinggevende. Een functioneringsgesprek is namelijk gericht op ontwikkeling en niet op beheer. Na afloop van het gesprek wordt het oude verslag vervangen voor het nieuwe verslag.

Onderbouwing van beslissingen
Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan van de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Op het moment dat een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de werknemer schriftelijk op de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er (meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt de ontslagaanvraag niet gehonoreerd.

Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen. Een deel van de gegevens slaat u op in een personeelsinformatiesysteem.

Checklist Personeelsinformatiesysteem

Mogelijke inhoudelijke gegevens personeelsinformatiepakketten:
  • arboverslaggeving (gedeelte van)
  • budgettering
  • functiegegevens
  • personeelsplanning
  • persoonlijke gegevens
  • ploegenregistratie
  • salarisgegevens
  • secundaire voorwaarden
  • urenregistratie
  • verlofregistratie
  • zaken voortvloeiend uit CAO-afspraken
  • ziekteregistratie
Andere informatie bewaart u in een collectief personeelsdossier voor alle werknemers (bijvoorbeeld ziekteverzuim en vakantieaanvragen en goedkeuringen). Daarnaast gebruikt u een ordner of dossiermap zijn voor het individueel personeelsdossier.

Bron: www.goc.nl