Kopie identiteitsbewijs bewaren

Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en kinderen. Lege bladzijden hoeft u niet te kopiƫren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn.

U kunt de identiteit van een Nederlandse werknemer vaststellen aan de hand van een identiteitskaart of een Nederlands paspoort. Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.

Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. Blijken deze gegevens niet uit de kopie, dan moet u ze bij de loonadministratie vastleggen. De kopie moet u ten minste 5 volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaren.

Let op!
Als de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoeft u uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen.

Identificatieplicht op de werkplek

Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.

Bron: www.belastingdienst.nl

Het Keurmerk Fitness zal vragen naar:
  • arbeidsovereenkomst
  • verslag functioneringsgesprek
  • inzage in personeelsdossier
  • aanwezigheid kopie identiteitsverklaring